IPrivacy Policy geldig vanaf 15 mei 2024

 

1.         Database

1.1.      Algemeen

 

Deze Privacy policy legt uit hoe Syndi (zoals hieronder gedefinieerd) informatie aangaande syndicus van een VME, meer bepaald vrijwillige eigenaar syndicus (natuurlijk/rechtspersoon) als professionele syndicus (natuurlijke/rechtspersoon), tevens ook de zelfstandigen, zaakvoerders en vennootschapsbestuurders die hier juridisch gekoppeld zijn aan de rechtspersoon (collectief "u" of "uw") ("Persoonsgegevens") verzamelt of anderszins gebruikt in het kader van de exploitatie van haar bedrijfsactiviteiten via de website https://www.Syndi.be (de "Website") en de Syndi applicatie (samen aangeduid als de "Platformen"). Daarnaast bevat deze Privacy policy ook informatie over de rechten waarover u beschikt met betrekking tot uw Persoonsgegevens die we verwerken en hoe u deze kan uitoefenen.

 

De bvba AS Admin met maatschappelijke zetel aan Wandelpad 4, 2242 Zandhoven  en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0671.692.039 ("Syndi") is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op de Platformen.

 

Als verwerkingsverantwoordelijke is Syndi verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de verwerking van Persoonsgegevens in overeenstemming gebeurt met de toepasselijke wetgeving inzake de gegevensbescherming, en meer specifiek met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Deze Privacy policy kan van tijd tot tijd gewijzigd worden. De datum van de meest recente herziening zal bovenaan op deze pagina verschijnen. Gelieve deze Privacy policy aandachtig te lezen alvorens uw persoonsgegevens door te geven. Indien u vragen of opmerkingen zou hebben, kunt u onze Functionaris voor Gegevensbescherming bereiken via dpo@syndi.be.

 

1.2       Syndici Persoonsgegevens

1.2.1    Persoonsgegevens die verzameld worden

 

Syndi verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens van natuurlijke personen die officiële mandaat hebben bij de geregistreerde syndici:

 

·       Voornaam
·       Achternaam
·       GSM
·       Tel
·       Email
·       Erkenningsnummer
·       IP Adres

 

Syndi verzamelt enkel de gegevens gerelateerd aan professionele activiteiten als syndicus binnen een VME. Wij verzamelen geen andere Persoonsgegevens.

 

1.2.2 Waar komen de Persoonsgegevens vandaan?

 

·       Rechtstreeks van u: Gegevens die u ons verstrekt bij registratie of bijwerken van uw profiel of toegezonden heeft via email of online formulier.

·       Publieke registers: Informatie afkomstig uit openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en Belgisch Staatsblad

·       Externe bedrijven: Gespecialiseerde bedrijven die bedrijfsinformatie en opvolging aanleveren

·       Erkende beroepsorganisaties: BIV / ITAA / Orde van Advocaten / Landmeters

 

1.2.3    Doeleinden en wettelijke basis van de verwerking

 

Doeleinden van gegevensverwerking:

 

·       Verificatie van professionele status: Bevestigen dat de geregistreerde syndicus een professionele/erkende syndicus is.

·       Beschikbaarheid voor belanghebbenden: Verstrekken van persoonsgegevens aan gebruikers zoals toeleveranciers, overheden en hulpdiensten voor operationele doeleinden die via login toegang hebben.

·       Ondersteuning en Diensten: Bieden van relevante diensten en informatie aan belanghebbenden via een gebruiksvriendelijk VME/syndicus platform.

 

Noodzaak van de Verwerking

 

Waarom is de verwerking noodzakelijk voor deze doeleinden?

·       Verificatie: Zonder persoonsgegevens zoals voornaam, achternaam en erkenningsnummer kan Syndi niet verifiëren of een syndicus al dan niet professioneel erkend is en/of zijn erkenning geldig is/blijft.

·       Beschikbaarheid: Contactgegevens (telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres) zijn essentieel voor belanghebbenden om snel en effectief te kunnen communiceren met syndici, vooral in noodsituaties.

·       Ondersteuning: Persoonsgegevens zijn nodig om diensten en ondersteuning te bieden aan belanghebbenden, wat bijdraagt aan efficiënt gebouwbeheer en veiligheid.

 

Het gerechtvaardigd commercieel belang van Syndi om persoonsgegevens van geregistreerde syndici beschikbaar te stellen aan belanghebbenden voor verificatie van hun professionele status, communicatie en ondersteuning weegt zwaarder dan de potentiële impact op de privacy van de betrokkenen. Zonder deze persoonsgegevens is het niet mogelijk om snel/adequaat informatie aan te leveren mbt erkenning van syndicus en contactname.  Dit onder de beschreven beschermende maatregelen om de rechten en vrijheden van de betrokkenen te waarborgen.

 

1.2.4    Aan wie kunnen we uw Persoonsgegevens meedelen?

 

In het kader van de uitbating van onze Syndi Databank, kunnen wij uw Persoonsgegevens beschikbaar maken aan onze klanten in de niet publieke omgeving dit in functie van hun operationele doeleinden. Wij kunnen uw Persoonsgegevens ook beschikbaar maken aan dienstverleners en partners waarop wij een beroep doen voor het uitbaten van onze Syndi Databank. Dit omvat onder andere de mededeling aan dienstverleners die we gebruiken om ons te ondersteunen op gebieden zoals IT platform beheer of support diensten, infrastructuur-en applicatiediensten, marketing en data analyse.

Verder kunnen wij uw Persoonsgegevens meedelen aan de volgende categorieën van ontvangers:

 

·       Elke bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij indien we geloven dat een mededeling noodzakelijk is (i) vanwege de geldende wetgeving of regulering, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om uw vitale belangen of diegene van een andere persoon te beschermen;

·       Hulpdiensten en overheden: voor noodsituaties en hun operationele doeleinden

·       Onze auditoren, wettelijke vertegenwoordigers en gelijkaardige agenten in het kader van adviesverlening die zij aan ons verstrekken voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden en onder een contractueel verbod om de Persoonsgegevens voor een andere doeleinde te gebruiken;

·       Aan een potentiële koper (en diens agenten en adviseurs) in verband met een voorgenomen koop, fusie of overname van gelijk welk deel van onze business, op voorwaarde dat we de koper informeren dat hij uw Persoonsgegevens enkel mag gebruiken voor doeleinden omschreven in deze Privacy policy; of

·       Aan gelijk welke andere persoon indien we uw voorafgaande toestemming hebben voor deze mededeling.

 

 

1.2.5    Duur van het bijhouden van de Persoonsgegevens

 

Alle Persoonsgegevens worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is om de dienst te leveren door Syndi. Meer specifiek, worden uw persoonsgegevens verwijderd van zodra Syndi op de hoogte is gesteld dat uw erkenning niet meer gekoppeld is aan de geregistreerde syndicus.

 

1.2.6.   Uw rechten betreffende gegevensbescherming

 

Syndi beantwoordt alle verzoeken die zij ontvangt van individuen die hun rechten betreffende gegevensbescherming wensen uit te oefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.

 

1.2.6.1 Rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens:

 

·       Recht op inzage: U kunt een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.

·       Recht op rectificatie: U kunt uw gegevens (laten) corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.

·       Recht op verwijdering: U kunt verzoeken dat wij uw persoonsgegevens verwijderen.

·       Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken onder bepaalde omstandigheden.

·       Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

·       Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U kunt verzoeken om uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie.

 

1.2.6.2 Kennisname/verbeteren/wijzigen/verwijderen

 

U heeft het recht om, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming op elk moment gratis kennis te nemen van uw Persoonsgegevens, deze te verbeteren, wijzigen of verwijderen en dit door verzending van een e-mail aan dpo@Syndi.be of per (aangetekende) brief aan het adres Wandelpad 4 te 2242 Pulderbos, mits bijvoeging van een kopie van uw identiteitskaart.

 

Indien uw email adres bekend is bij de Persoonsgegevens, dan ontvangt u een e-mail van ons met een unieke persoonlijke link naar ons gegevensbeheersysteem, waar u uw gegevens kunt bevestigen, aanpassen of verwijderen. Jaarlijks zal u een e-mail ter herinnering ontvangen.  Indien u vragen heeft of hulp nodig heeft bij het beheren van uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen via e-mail aan dpo@syndi.be.

 

1.2.6.3. Toestemming

 

Indien we uw Persoonsgegevens verzameld en verwerkt hebben met uw toestemming, dan kan u op gelijk welk ogenblik uw toestemming intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van gelijk welke verwerking die we uitgevoerd hebben vóór de intrekking of de verwerking van uw Persoonsgegevens die uitgevoerd wordt op basis van rechtmatige gronden anders dan uw toestemming.

 

1.2.6.4. Direct marketing

Syndi richt geen direct marketing aan uw persoonsgegevens.  Klanten van Syndi mogen conform algemene voorwaarden geen direct marketing richten aan uw persoonsgegevens.  Uw persoonsgegevens dienen enkel voor noodzakelijke VME communicatie.  Deze boodschap zal ook vermeldt staan op de pagina waar de persoonsgegevens vermeld staan.

1.2.6.5. Klacht

 

Indien u een klacht heeft of bezorgd bent over hoe we uw Persoonsgegevens verwerken, zullen we trachten om deze bezorgdheden te verhelpen. Indien u vindt dat we uw klacht of bezorgdheid onvoldoende hebben aangepakt, beschikt u over het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming over onze verzameling en ons gebruik van uw Persoonsgegevens.

 

1.2.7.   Veiligheid en vertrouwelijkheid

1.2.7.1. Syndi heeft gepaste veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet- toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van Persoonsgegevens verzameld op de Platformen te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze Persoonsgegevens. Deze maatregelen zijn afgestemd op het risico van de verwerking van uw Persoonsgegevens.

1.2.7.2. In geen geval kan Syndi aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte, schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de Persoonsgegevens.

 

1.2.7.3. Syndi houdt u eraan u ervan te verwittigen dat de Platformen links, hyperlinks of referenties kunnen bevatten naar andere sites, die Syndi niet controleert en waarop deze Privacy Policy niet van toepassing is. Deze sites worden niet beheerd door Syndi. Syndi is niet aansprakelijk voor de inhoud van zulke websites waarnaar verwezen wordt en ook niet voor de aanbiedingen, producten of diensten die erop vermeld worden. Syndi raadt u dus aan om aandachtig elk privacyreglement van elke site die u bezoekt, te lezen daar deze kan verschillen van deze Privacy Policy.

 

1.2.8.   Internationale doorgifte van Persoonsgegevens

1.2.8.1. Uw Persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden naar, en verwerkt worden in, andere landen dan degene waarvan u inwoner bent. Deze landen kunnen wetgeving hebben inzake gegevensbescherming die verschillen van de wetgeving van uw land en, in sommige gevallen, minder bescherming kunnen bieden.

1.2.8.2. Meer specifiek bevinden onze servers zich in België, maar kunnen in latere fase onze derde partijen dienstverleners en partners wereldwijd actief zijn. Dit betekent dat wanneer we uw Persoonsgegevens verzamelen, we deze kunnen verwerken in elk van deze landen.

1.2.8.3. Syndi.be zal de gepaste waarborgen nemen om te zorgen dat uw Persoongegevens beschermd blijven.

 

1.2.9.   Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

 

Deze Privacy Policy wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing is bij elk eventueel geschil. De rechtbanken van Antwerpen zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Privacy Policy.

 

 

2.         Welke Gebruikers Persoonsgegevens verzamelt Syndi en waarom?

 

2.1.      De categorieën van Persoonsgegevens die we kunnen verzamelen, en de redenen waarvoor we deze verwerken, omvatten:

 

·       Voor

·       Achternaam

·       Tel

·       E-mail

·       IP adres

 

2.2.      Het geven van een aantal van de hierboven vermelde Persoonsgegevens zijn een voorwaarde voor het sluiten van een overeenkomst met ons voor het gebruik van onze Syndi database. Op het ogenblik dat u deze Persoonsgegevens dient te bezorgen zal vermeld worden of het gaat om een verplicht in te vullen veld. Indien u weigert om deze Persoonsgegevens te bezorgen, zal u geen gebruik kunnen maken van de Syndi databank of verbonden diensten die wij aanbieden.

2.3.      Indien we u vragen om andere Persoonsgegevens te bezorgen die niet hierboven beschreven staan, dan zullen we op het ogenblik dat we deze Persoonsgegevens verzamelen, preciseren welke Persoonsgegevens we u vragen te bezorgen en de redenen waarom we dit vragen.

2.4.      We kunnen ook bepaalde informatie automatisch van uw toestel verzamelen. Meer specifiek kan de informatie die we automatisch verzamelen informatie omvatten zoals uw IP adres, toesteltype, unieke identificatienummers van uw toestel, browsertype, brede geografische locatie (bv. uw locatie op het niveau van een land of stad) en andere technische informatie. We kunnen ook informatie verzamelen over hoe uw toestel gecommuniceerd heeft met onze Website, inclusief de pagina's die werden bezocht en de links waarop werd geklikt.

Het verzamelen van deze informatie laat ons toe om beter te begrijpen wie de bezoekers zijn die onze website bezoeken, vanwaar ze komen, en in welke delen van onze website ze geïnteresseerd zijn. We gebruiken deze informatie voor onze interne analytische doeleinden en om de kwaliteit en de relevantie van onze website voor onze bezoekers te verbeteren.

Bepaalde informatie kan verzameld worden door het gebruik van cookies of een gelijkaardige trackingtechnologie, zoals verder uitgelegd in onze "Cookie Verklaring" die via onderstaande link beschikbaar is.   https://syndi.be/NL/cookies.asp

2.5.      In het algemeen zullen we de Persoonsgegevens die we van u verzamelen enkel gebruiken voor de doeleinden die omschreven zijn in deze Verklaring of voor doeleinden die we aan u uitleggen op het ogenblik dat we uw Persoonsgegevens verzamelen. We kunnen uw Persoonsgegevens echter ook gebruiken voor andere doeleinden die niet onverenigbaar zijn met de doeleinden die we aan u hebben meegedeeld (zoals voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden) indien en in de gevallen waarin dit toegelaten is onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

 

3.         Aan wie geeft Syndi uw Persoonsgegevens door?

We kunnen uw persoonsgegevens meedelen aan de volgende categorieën van ontvangers:

3.1.      aan onze groepsvennootschappen voor doeleinden die overeenstemmen met deze Verklaring. We nemen voorzorgsmaatregelen om enkel toegang te verlenen tot Persoonsgegevens aan die medewerkers die een gerechtvaardigde zakelijke reden hebben om toegang te krijgen en die een contractueel verbod hebben om de Persoonsgegevens voor een ander doeleinde.

3.2.      aan onze derde partijen verkopers, dienstverleners en partners die diensten leveren aan ons voor het verwerken van persoonsgegevens, of die anderszins Persoonsgegevens verwerken voor doeleinden die omschreven zijn in deze Verklaring of aan u meegedeeld werden op het ogenblik dat we uw Persoonsgegevens verzamelen. Dit kan onder meer mededelingen omvatten aan derde partijen verkopers en andere dienstverleners die we gebruiken in verband met de diensten die ze aan ons leveren, inclusief om ons te ondersteunen op gebieden zoals IT platform beheer of support diensten, infrastructuur- en applicatiediensten, marketing en data analyse.

3.3.      aan elke bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij indien we geloven dat een mededeling noodzakelijk is (i) vanwege de geldende wetgeving of regulering, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om uw vitale belangen of diegene van een andere persoon te beschermen.

3.4.      aan onze auditoren, wettelijke vertegenwoordigers en gelijkaardige agenten in het kader van adviesverlening die zij aan ons verstrekken voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden en onder een contractueel verbod om de Persoonsgegevens voor een ander doeleinde te gebruiken.

3.5.      aan een potentiële koper (en diens agenten en adviseurs) in verband met een voorgenomen koop, fusie of overname van gelijk welk deel van onze business, op voorwaarde dat we de koper informeren dat hij enkel uw Persoonsgegevens mag gebruiken voor de doeleinden omschreven in deze Verklaring.

3.6.      aan gelijk welke andere persoon indien we uw voorafgaande toestemming hebben voor deze mededeling

 

4.         Hoe beschermen we uw privacy?

4.1.      We zullen uw Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met deze Verklaring, als volgt:

4.2.      Behoorlijkheid: We zullen uw Persoonsgegevens behoorlijk verwerken. Dit betekent dat we transparant zijn over hoe we uw Persoonsgegevens verwerken en dat we deze zullen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet.         Doelbinding: We zullen uw Persoonsgegevens voor welbepaalde en rechtmatige doeleinden verwerken, en zullen deze niet verwerken op een wijze die niet verenigbaar is met deze doeleinden.

4.3.      Proportionaliteit: We zullen uw Persoonsgegevens verwerken op een wijze die evenredig is met de doeleinden die de verwerking beoogt te bereiken.

4.4.      Juistheid van gegevens: We nemen passende maatregelen om te verzekeren dat de Persoonsgegevens waarover we beschikken juist en volledig zijn, en waar nodig, geactualiseerd worden. Het is echter ook uw eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens zo juist, volledig en actueel mogelijk worden bijgehouden door Syndi onmiddellijk te informeren over gelijk welke wijzigingen of fouten. U dient Syndi te verwittigen van gelijk welke wijziging aan de Persoonsgegevens die we over u bijhouden (bv. adreswijziging).

4.5.      Gegevensbeveiliging: We gebruiken gepaste technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken te beschermen. De maatregelen die we gebruiken zijn ontworpen om een beveiligingsniveau te voorzien dat afgestemd is op het risico van de verwerking van uw Persoonsgegevens. Specifieke maatregelen die we gebruiken omvatten:

·       Informatie en training gegeven aan het personeel;

·       Geheimhoudingsovereenkomsten voor het personeel/aannemers;

·       Disciplinaire maatregelen in geval van niet-nakoming;

·       Beveiliging toegepast op systeemtoegang;

·       Preventie, detectie en actiemaatregelen tegen fysiek gevaar;

·       Back-up systemen;

·       Netwerkbeveiliging;

·       Logische online toegangsbescherming;

·       Lijst van geautoriseerd personeel;

4.6.      Verwerkers: We kunnen derde partijen betrekken om uw Persoonsgegevens te verwerken voor en ten behoeve van Syndi. We zullen zulke verwerkers verplichten om de Persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken en te handelen en om passende stappen te ondernemen om te verzekeren dat de Persoonsgegevens beschermd blijven.

4.7.      Internationale doorgifte van gegevens: Uw Persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden naar, en verwerkt worden in, andere landen dan degene waarvan u inwoner bent. Deze landen kunnen wetgeving hebben inzake gegevensbescherming die verschillen van de wetgeving van uw land (en, in sommige gevallen, minder bescherming kunnen bieden).

4.8.      Gegevensbewaring: We bewaren Persoonsgegevens die we van u verzamelen zolang we daartoe een gerechtvaardigde bedrijfsbehoefte hebben (bijvoorbeeld, om de dienst die u hebt verzocht te leveren of om in overeenstemming te zijn met toepasselijke wettelijke, fiscale of boekhoudkundige vereisten). 

Wanneer we niet langer over een gerechtvaardigde bedrijfsbehoefte beschikken om uw Persoonsgegevens te verwerken, zullen we deze ofwel verwijderen ofwel anonimiseren of, indien het voorgaande niet mogelijk is (bijvoorbeeld, omdat uw Persoonsgegevens opgeslagen werden in back-up archieven), dan zullen we uw Persoonsgegevens veilig bewaren en deze isoleren van elke verdere verwerking tot de verwijdering mogelijk is.

 

5.         Wijzigingen aan deze Verklaring

5.1.      Deze Verklaring kan van tijd tot tijd gewijzigd worden om aangepast te worden aan juridische, technische of commerciële wijzigingen. Wanneer we onze Verklaring zouden wijzigen, zullen we de gepaste maatregelen nemen om u hierover te informeren, aangepast aan het belang van de wijzigingen die we doorvoeren. Indien en waar vereist door de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming, zullen wij uw toestemming vragen voor materiële wijzigingen aan deze Verklaring.

5.2.      U kunt zien wanneer deze Verklaring voor het laatst werd gewijzigd, door naar de datum te bekijken die bovenaan deze Verklaring wordt getoond.