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Valable à partir du 15 mai 2024
Disclaimer — traduction
Le présent document est une traduction française de la version néerlandaise de la Privacy Policy. En cas de divergence d’interprétation entre la version néerlandaise et la présente traduction française, la version néerlandaise prévaut.
La présente Privacy Policy explique comment Syndi (tel que défini ci-dessous) collecte ou utilise autrement des informations concernant les syndics d’une ACP, plus précisément les syndics bénévoles copropriétaires (personne physique/personne morale) ainsi que les syndics professionnels (personne physique/personne morale), de même que les indépendants, gérants et administrateurs de sociétés qui sont juridiquement liés à la personne morale concernée (collectivement « vous » ou « votre ») (« Données à caractère personnel »), dans le cadre de l’exploitation de ses activités professionnelles via le site web https://www.Syndi.be (le « Site web ») et l’application Syndi (désignés ensemble comme les « Plateformes »).
En outre, la présente Privacy Policy contient également des informations sur les droits dont vous disposez concernant vos Données à caractère personnel que nous traitons et sur la manière dont vous pouvez les exercer.
La bvba AS Admin, dont le siège social est situé Wandelpad 4, 2242 Zandhoven et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0671.692.039 (« Syndi »), est le responsable du traitement de vos Données à caractère personnel sur les Plateformes.
En tant que responsable du traitement, Syndi est responsable de veiller à ce que le traitement des Données à caractère personnel soit effectué conformément à la législation applicable en matière de protection des données, et plus spécifiquement au Règlement général sur la protection des données.
La présente Privacy Policy peut être modifiée de temps à autre. La date de la révision la plus récente apparaîtra en haut de cette page.
Veuillez lire attentivement la présente Privacy Policy avant de transmettre vos données à caractère personnel.
Si vous avez des questions ou remarques, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données via dpo@syndi.be.
Syndi collecte et traite les données à caractère personnel suivantes des personnes physiques qui disposent d’un mandat officiel auprès des syndics enregistrés :
· Prénom
· Nom
· GSM
· Tél.
· E-mail
· Numéro d’agrément
· Adresse IP
Syndi collecte uniquement les données liées aux activités professionnelles en tant que syndic au sein d’une ACP. Nous ne collectons pas d’autres Données à caractère personnel.
· Directement de vous : données que vous nous fournissez lors de l’enregistrement ou de la mise à jour de votre profil, ou que vous nous avez transmises par e-mail ou formulaire en ligne.
· Registres publics : informations provenant de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et le Moniteur belge
· Entreprises externes : entreprises spécialisées qui fournissent des informations d’entreprise et un suivi
· Organisations professionnelles reconnues : IPI / ITAA / Ordre des avocats / Géomètres
Finalités du traitement des données :
· Vérification du statut professionnel : confirmer que le syndic enregistré est un syndic professionnel/reconnu.
· Disponibilité pour les parties intéressées : fournir des données à caractère personnel à des utilisateurs tels que fournisseurs, autorités et services de secours à des fins opérationnelles, qui ont accès via login.
· Soutien et Services : offrir des services et informations pertinents aux parties intéressées via une plateforme ACP/syndic conviviale.
Nécessité du traitement
Pourquoi le traitement est-il nécessaire à ces finalités ?
· Vérification : sans données à caractère personnel telles que le prénom, le nom et le numéro d’agrément, Syndi ne peut pas vérifier si un syndic est ou non reconnu professionnellement et/ou si son agrément est/reste valable.
· Disponibilité : les coordonnées de contact (numéro de téléphone, numéro GSM, adresse e-mail) sont essentielles pour que les parties intéressées puissent communiquer rapidement et efficacement avec les syndics, surtout en cas d’urgence.
· Soutien : les Données à caractère personnel sont nécessaires pour offrir des services et un soutien aux parties intéressées, ce qui contribue à une gestion efficace des bâtiments et à la sécurité.
L’intérêt commercial légitime de Syndi à mettre à disposition des parties intéressées les données à caractère personnel des syndics enregistrés aux fins de vérification de leur statut professionnel, de communication et de soutien l’emporte sur l’impact potentiel sur la vie privée des personnes concernées.
Sans ces données à caractère personnel, il n’est pas possible de fournir rapidement/adéquatement des informations concernant l’agrément du syndic et la prise de contact.
Ceci sous réserve des mesures de protection décrites afin de garantir les droits et libertés des personnes concernées.
Dans le cadre de l’exploitation de notre Base de données Syndi, nous pouvons rendre vos Données à caractère personnel disponibles à nos clients dans l’environnement non public, en fonction de leurs finalités opérationnelles.
Nous pouvons également rendre vos Données à caractère personnel disponibles à des prestataires de services et partenaires auxquels nous faisons appel pour exploiter notre Base de données Syndi. Cela comprend notamment la communication à des prestataires de services que nous utilisons pour nous soutenir dans des domaines tels que la gestion de plateforme IT ou les services de support, les services d’infrastructure et d’application, le marketing et l’analyse de données.
En outre, nous pouvons communiquer vos Données à caractère personnel aux catégories de destinataires suivantes :
· Toute autorité compétente chargée de l’application de la loi, autorité de contrôle, autorité publique, tribunal ou autre tiers si nous estimons qu’une communication est nécessaire (i) en raison de la législation ou réglementation applicable, (ii) pour exercer, établir ou défendre nos droits légaux, ou (iii) pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne ;
· Services de secours et autorités : pour les situations d’urgence et leurs finalités opérationnelles
· Nos auditeurs, représentants légaux et agents similaires dans le cadre de conseils qu’ils nous fournissent à des fins professionnelles légitimes et sous interdiction contractuelle d’utiliser les Données à caractère personnel à une autre fin ;
· À un acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) dans le cadre d’un projet de vente, fusion ou acquisition de toute partie de notre activité, à condition que nous informions l’acheteur qu’il ne peut utiliser vos Données à caractère personnel qu’aux fins décrites dans la présente Privacy Policy ; ou
· À toute autre personne si nous avons obtenu votre consentement préalable pour cette communication.
Toutes les Données à caractère personnel sont conservées pendant une période nécessaire à la fourniture du service par Syndi.
Plus spécifiquement, vos données à caractère personnel sont supprimées dès que Syndi est informé que votre agrément n’est plus lié au syndic enregistré.
Syndi répond à toutes les demandes qu’elle reçoit de personnes souhaitant exercer leurs droits en matière de protection des données conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
· Droit d’accès : vous pouvez demander une copie de vos données à caractère personnel.
· Droit de rectification : vous pouvez faire corriger vos données si elles sont inexactes ou incomplètes.
· Droit à l’effacement : vous pouvez demander que nous supprimions vos données à caractère personnel.
· Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.
· Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.
· Droit à la portabilité des données : vous pouvez demander que vos données soient transférées à une autre organisation.
Vous avez le droit, conformément à la législation applicable en matière de protection des données, de prendre connaissance gratuitement et à tout moment de vos Données à caractère personnel, de les corriger, modifier ou supprimer, et ce par l’envoi d’un e-mail à dpo@Syndi.be ou par lettre recommandée ou non à l’adresse Wandelpad 4 à 2242 Pulderbos, moyennant l’ajout d’une copie de votre carte d’identité.
Si votre adresse e-mail est connue dans les Données à caractère personnel, vous recevrez de notre part un e-mail contenant un lien personnel unique vers notre système de gestion des données, où vous pourrez confirmer, adapter ou supprimer vos données.
Vous recevrez chaque année un e-mail de rappel.
Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour gérer vos données, vous pouvez nous contacter par e-mail à dpo@syndi.be.
Si nous avons collecté et traité vos Données à caractère personnel avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité de tout traitement que nous avons effectué avant ce retrait ni le traitement de vos Données à caractère personnel effectué sur la base de motifs légitimes autres que votre consentement.
Syndi n’adresse aucun marketing direct à vos données à caractère personnel.
Les clients de Syndi ne peuvent, conformément aux conditions générales, adresser aucun marketing direct à vos données à caractère personnel.
Vos données à caractère personnel servent uniquement à la communication ACP nécessaire.
Ce message sera également mentionné sur la page où les données à caractère personnel sont indiquées.
Si vous avez une réclamation ou des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel, nous tenterons d’y remédier.
Si vous estimez que nous n’avons pas traité votre réclamation ou préoccupation de manière suffisante, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données concernant notre collecte et notre utilisation de vos Données à caractère personnel.
Syndi a développé des mesures de sécurité appropriées, adaptées sur le plan technique et organisationnel, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la communication par erreur à des tiers de Données à caractère personnel collectées sur les Plateformes, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces Données à caractère personnel.
Ces mesures sont adaptées au risque du traitement de vos Données à caractère personnel.
En aucun cas, Syndi ne peut être tenue responsable d’un dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation erronée ou illicite des Données à caractère personnel par un tiers.
Syndi tient à vous avertir que les Plateformes peuvent contenir des liens, hyperliens ou références vers d’autres sites, que Syndi ne contrôle pas et auxquels la présente Privacy Policy ne s’applique pas.
Ces sites ne sont pas gérés par Syndi.
Syndi n’est pas responsable du contenu de ces sites web auxquels il est renvoyé, ni des offres, produits ou services qui y sont mentionnés.
Syndi vous conseille donc de lire attentivement chaque règlement de confidentialité de chaque site que vous visitez, car celui-ci peut différer de la présente Privacy Policy.
Vos Données à caractère personnel peuvent être transférées vers, et traitées dans, des pays autres que celui dont vous êtes résident.
Ces pays peuvent avoir une législation en matière de protection des données qui diffère de la législation de votre pays et, dans certains cas, offrir une protection moindre.
Plus spécifiquement, nos serveurs se trouvent en Belgique, mais à un stade ultérieur nos prestataires de services et partenaires tiers peuvent être actifs dans le monde entier.
Cela signifie que lorsque nous collectons vos Données à caractère personnel, nous pouvons les traiter dans chacun de ces pays.
Syndi.be prendra les garanties appropriées pour veiller à ce que vos Données à caractère personnel restent protégées.
La présente Privacy Policy est régie, interprétée et exécutée conformément au droit belge, qui est exclusivement applicable à tout litige éventuel.
Les tribunaux d’Anvers sont exclusivement compétents pour connaître de tout litige qui pourrait découler de l’interprétation ou de l’exécution de la présente Privacy Policy.
Les catégories de Données à caractère personnel que nous pouvons collecter, et les raisons pour lesquelles nous les traitons, comprennent :
· Prénom
· Nom
· Tél.
· E-mail
· Adresse IP
La fourniture d’un certain nombre des Données à caractère personnel mentionnées ci-dessus est une condition pour conclure un contrat avec nous en vue de l’utilisation de notre base de données Syndi.
Au moment où vous devez fournir ces Données à caractère personnel, il sera indiqué s’il s’agit d’un champ obligatoire.
Si vous refusez de fournir ces Données à caractère personnel, vous ne pourrez pas utiliser la base de données Syndi ou les services associés que nous proposons.
Si nous vous demandons de fournir d’autres Données à caractère personnel qui ne sont pas décrites ci-dessus, nous préciserons, au moment où nous collectons ces Données à caractère personnel, quelles Données à caractère personnel nous vous demandons de fournir et les raisons pour lesquelles nous les demandons.
Nous pouvons également collecter automatiquement certaines informations à partir de votre appareil.
Plus spécifiquement, les informations que nous collectons automatiquement peuvent comprendre des informations telles que votre adresse IP, le type d’appareil, les numéros d’identification uniques de votre appareil, le type de navigateur, la localisation géographique générale (par exemple votre localisation au niveau d’un pays ou d’une ville) et d’autres informations techniques.
Nous pouvons également collecter des informations sur la manière dont votre appareil a communiqué avec notre Site web, y compris les pages visitées et les liens sur lesquels il a été cliqué.
La collecte de ces informations nous permet de mieux comprendre qui sont les visiteurs de notre site web, d’où ils viennent et quelles parties de notre site web les intéressent.
Nous utilisons ces informations à des fins analytiques internes et afin d’améliorer la qualité et la pertinence de notre site web pour nos visiteurs.
Certaines informations peuvent être collectées par l’utilisation de cookies ou d’une technologie de suivi similaire, comme expliqué plus en détail dans notre « Déclaration relative aux cookies » disponible via le lien ci-dessous.
https://syndi.be/NL/cookies.asp
En général, nous utiliserons les Données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous uniquement pour les finalités décrites dans la présente Déclaration ou pour les finalités que nous vous expliquons au moment où nous collectons vos Données à caractère personnel.
Nous pouvons toutefois également utiliser vos Données à caractère personnel à d’autres fins qui ne sont pas incompatibles avec les finalités que nous vous avons communiquées (comme l’archivage dans l’intérêt public, la recherche scientifique ou historique ou des finalités statistiques) si et dans la mesure où cela est autorisé par la législation applicable en matière de protection des données.
Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel aux catégories de destinataires suivantes :
à nos sociétés du groupe pour des finalités conformes à la présente Déclaration.
Nous prenons des précautions afin de n’accorder l’accès aux Données à caractère personnel qu’aux collaborateurs qui ont une raison professionnelle légitime d’y accéder et qui sont soumis à une interdiction contractuelle d’utiliser les Données à caractère personnel à une autre fin.
à nos vendeurs, prestataires de services et partenaires tiers qui nous fournissent des services pour le traitement de données à caractère personnel, ou qui traitent autrement des Données à caractère personnel pour les finalités décrites dans la présente Déclaration ou qui vous ont été communiquées au moment où nous collectons vos Données à caractère personnel.
Cela peut notamment comprendre des communications à des vendeurs tiers et autres prestataires de services que nous utilisons en lien avec les services qu’ils nous fournissent, y compris pour nous soutenir dans des domaines tels que la gestion de plateforme IT ou les services de support, les services d’infrastructure et d’application, le marketing et l’analyse de données.
à toute autorité compétente chargée de l’application de la loi, autorité de contrôle, autorité publique, tribunal ou autre tiers si nous estimons qu’une communication est nécessaire (i) en raison de la législation ou réglementation applicable, (ii) pour exercer, établir ou défendre nos droits légaux, ou (iii) pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne.
à nos auditeurs, représentants légaux et agents similaires dans le cadre de conseils qu’ils nous fournissent à des fins professionnelles légitimes et sous interdiction contractuelle d’utiliser les Données à caractère personnel à une autre fin.
à un acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) dans le cadre d’un projet de vente, fusion ou acquisition de toute partie de notre activité, à condition que nous informions l’acheteur qu’il ne peut utiliser vos Données à caractère personnel qu’aux fins décrites dans la présente Déclaration.
à toute autre personne si nous avons obtenu votre consentement préalable pour cette communication
Nous traiterons vos Données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration, comme suit :
Nous traiterons vos Données à caractère personnel de manière loyale.
Cela signifie que nous sommes transparents quant à la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et que nous les traiterons conformément à la loi applicable.
Limitation des finalités : nous traiterons vos Données à caractère personnel pour des finalités déterminées et légitimes, et nous ne les traiterons pas d’une manière incompatible avec ces finalités.
Nous traiterons vos Données à caractère personnel d’une manière proportionnée aux finalités que le traitement vise à atteindre.
Nous prenons des mesures appropriées pour garantir que les Données à caractère personnel dont nous disposons sont exactes et complètes, et, si nécessaire, actualisées.
Il est toutefois également de votre propre responsabilité de veiller à ce que vos Données à caractère personnel soient tenues aussi exactes, complètes et à jour que possible en informant immédiatement Syndi de toute modification ou erreur.
Vous devez avertir Syndi de toute modification des Données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet (par exemple changement d’adresse).
Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données à caractère personnel que nous collectons et traitons à votre sujet.
Les mesures que nous utilisons sont conçues pour prévoir un niveau de sécurité adapté au risque du traitement de vos Données à caractère personnel.
Les mesures spécifiques que nous utilisons comprennent :
· Information et formation données au personnel ;
· Accords de confidentialité pour le personnel/les contractants ;
· Mesures disciplinaires en cas de non-respect ;
· Sécurité appliquée à l’accès aux systèmes ;
· Mesures de prévention, détection et action contre les dangers physiques ;
· Systèmes de sauvegarde ;
· Sécurité du réseau ;
· Protection logique de l’accès en ligne ;
· Liste du personnel autorisé ;
Nous pouvons faire appel à des tiers pour traiter vos Données à caractère personnel pour et au nom de Syndi.
Nous obligerons ces sous-traitants à traiter les Données à caractère personnel exclusivement selon nos instructions et à agir et prendre les mesures appropriées pour garantir que les Données à caractère personnel restent protégées.
Vos Données à caractère personnel peuvent être transférées vers, et traitées dans, des pays autres que celui dont vous êtes résident.
Ces pays peuvent avoir une législation en matière de protection des données qui diffère de la législation de votre pays (et, dans certains cas, offrir une protection moindre).
Nous conservons les Données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous aussi longtemps que nous avons un besoin commercial légitime de le faire (par exemple, pour fournir le service que vous avez demandé ou pour respecter les exigences légales, fiscales ou comptables applicables).
Lorsque nous n’avons plus de besoin commercial légitime de traiter vos Données à caractère personnel, nous les supprimerons ou les anonymiserons, ou, si cela n’est pas possible (par exemple parce que vos Données à caractère personnel ont été stockées dans des archives de sauvegarde), nous conserverons vos Données à caractère personnel en toute sécurité et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que la suppression soit possible.
La présente Déclaration peut être modifiée de temps à autre afin de l’adapter à des modifications juridiques, techniques ou commerciales.
Lorsque nous modifierons notre Déclaration, nous prendrons les mesures appropriées pour vous en informer, adaptées à l’importance des modifications que nous apportons.
Si et dans la mesure où la législation applicable en matière de protection des données l’exige, nous demanderons votre consentement pour les modifications matérielles de la présente Déclaration.
Vous pouvez voir quand la présente Déclaration a été modifiée pour la dernière fois en consultant la date indiquée en haut de la présente Déclaration.